Фундаментом организационной деятельности любого учреждения являются организационно-правовые документы. Они регламентируют статус организации, ее структуру, штатную численность, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее обособленных, структурных подразделений и должностных лиц.
В данной статье мы подробно остановимся на таком организационно-правовом документе, как положение.
Наша справка
К организационно-правовым документам относятся:
Все организационно-правовые документы подлежат утверждению либо вышестоящей организацией, либо руководителем или коллегиальным органом (если он есть) - советом директоров, собранием акционеров и т.п. Все нормы, содержащиеся в этих документах, обязательны для исполнения.
Наш словарик
Положение - это организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами.
В коммерческой организации могут действовать несколько видов положений:
Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя. Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях. Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно.
Самый простой пример: отдел хочет сдать в архив неоформленные документы - в скоросшивателях или вовсе россыпью. Документы не отсортированы и неизвестно, к каким делам они относятся. Начальник отдела настаивает на том, что разбирать эти документы и формировать их в дела должен секретарь. Секретарь же, открыв Положение об архиве, обращает внимание начальника на то, что в архив принимаются документы, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это внутрикорпоративный закон, и с ним приходится считаться.
Обратите внимание
Такие документы, как Положение об аттестации, Положение о работе с претензиями и др., по сути являются пошаговыми руководствами к действию: в них подробно описан каждый этап решения той или иной задачи.
Положения о структурных подразделениях, пожалуй, самая распространенная и востребованная разновидность положений. Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательно не установлены, каждая организация самостоятельно решает, какие вопросы деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Основные разделы стандартного Положения о подразделении представлены в таблице.
Основные разделы Положения о подразделении и их содержание
|
Раздел положения |
||
|
||
|
Основные задачи |
Задачи, для решения которых создано и работает СП |
|
|
Конкретные виды работ, выполняемые СП в рамках решения своих основных задач |
||
|
Права и обязанности |
Права и обязанности руководителя и работников СП при выполнении своих функций |
|
|
Ответственность |
Виды ответственности, которую может понести руководитель и работники СП в случае невыполнения своих обязанностей (дисциплинарная, административная, а в некоторых случаях и уголовная) |
|
|
Взаимоотношения |
Порядок взаимодействия СП с другими подразделениями организации: в какой форме осуществляется, какие документы при этом создаются и т.д. |
При подготовке положения оформляются следующие реквизиты документа:
Рассмотрим подробнее особенности оформления этих реквизитов в положениях.
Авторами положения могут быть две и более организации (например, если создается Положения о взаимоотношениях). В этом случае наименования организаций располагаются на одном уровне (если речь идет о компаниях, не подчиненных друг другу), как в Примере 2, и на разных уровнях (если одно учреждение подчинено другому).
С другой стороны, если документ издается филиалом ЗАО «Томские коммунальные системы», расположенном в районном центре Томской области, то именно этот районный центр и будет указан в качестве места составления документа (см. Пример 1).
Кроме того, положение может быть утверждено распорядительным документом - обычно приказом по основной деятельности. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера (см. Пример 2).
Пример 1
Верхняя часть положения, изданного филиалом организации
Пример 2
Верхняя часть положения, утвержденного двумя организациями
ПОЛОЖЕНИЕ
о взаимоотношениях организаций
26.05.2014 № 6/24-Пол
Если согласование осуществляют документом, то гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование документа, его дату и номер. Заполненный лист согласования подписывается и датируется (см. оба варианта в Примере 3).
Пример 3
Лист согласования к положению
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к Положению о подготовке и передаче документов в архив
19.06.2014 № 5-П/2014
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертной комиссии
ООО «Пристань»
от 16.06.2014 № 3
СОГЛАСОВАНО
Административный директор
Васильев
Н.К. Васильев
17.06.2014
СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
Лапшина
Т.А. Лапшина
18.06.2014
С утвержденным положением в обязательном порядке следует ознакомить всех заинтересованных работников предприятия: если это положение об отделе, то всех работников отдела; если положение о работе с претензиями - всех, кто работает с претензиями, и т.п. Каждый новый работник организации в свой первый рабочий день должен изучить все положения и инструкции, по которым ему придется работать.
Виза ознакомления оформляется по аналогии с визой согласования, но выполняется собственноручно: работник пишет «Ознакомлен» или более подробно «С Положением о премировании ознакомлен», указывает свою должность, расписывается, расшифровывает подпись и указывает дату ознакомления.
Кстати
Вопрос о том, где писать данные об ознакомлении с документом, решается по-разному. Можно оформить лист ознакомления с документом, который подшивается к положению. Когда будет заполнен один лист, нужно подшить другой и т.д.
Визы ознакомления с положениями, касающимися трудовых отношений с персоналом, могут вписываться прямо в трудовой договор с работником еще до его подписания.
Положение является бессрочным документом и действует с момента своего утверждения до отмены или замены новым. Периодически (раз в несколько лет) положение нужно пересматривать и при необходимости вносить в него актуальные изменения. Отмена положения, его замена или внесение в него изменений производятся приказом по основной деятельности (Пример 4).
Пример 4
Приказ об отмене действующего положения и утверждении нового
Общество с ограниченной ответственностью «Гибралтар»
(ООО «Гибралтар»)
ПРИКАЗ
27.06.2014 № 33
г. Москва
В связи с изменением штатной структуры ООО «Гибралтар»
ПРИКАЗЫВАЮ:
Генеральный директор Владимиров П.А. Владимиров
В соответствии со ст. 50 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, отмененное положение хранится в архиве организации постоянно.
В завершение приведем пример Положения о секретариате негосударственной организации (Пример 5).
Пример 5
Положение о секретариате
Общество с ограниченной ответственностью «Перекресток»
(ООО «Перекресток»)
ПОЛОЖЕНИЕ
о секретариате
14.07.2014 № 7/25-Пол
г. Москва
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретариат является структурным подразделением Общества с ограниченной ответственностью «Перекресток» (далее - Организация).
1.2. Создание, реорганизация и ликвидация секретариата проводятся по решению генерального директора Организации и оформляются приказом по основной деятельности.
1.3. Руководство секретариатом осуществляет начальник секретариата.
1.4. Начальник секретариата подчиняется непосредственно генеральному директору Организации, назначается и освобождается от должности его приказом.
1.5. В своей деятельности секретариат руководствуется:
1.5.1. Законодательством в сфере информации и документации.
1.5.2. Нормативными актами Президента и Правительства Российской Федерации, Госстандарта России и Росархива по вопросам документационного обеспечения управления и архивного хранения документов.
1.5.3. Уставом Организации.
1.5.4. Приказами и распоряжениями генерального директора Организации.
1.5.5. Инструкцией по делопроизводству Организации.
1.5.6. Другими нормативными актами и методическими документами по организации документационного, организационного и информационно-справочного обеспечения управления.
1.5.7. Настоящим Положением.
2. СТРУКТУРА СЕКРЕТАРИАТА
2.1. В состав секретариата входят:
2.1.1. Помощник генерального директора.
2.1.2. Секретарь заместителя генерального директора.
2.1.3. Секретарь главного инженера.
2.1.4. Офис-менеджер.
2.1.5. Курьер.
2.2. Обязанности работников секретариата устанавливаются должностными инструкциями.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СЕКРЕТАРИАТА
3.1. Основными задачами секретариата являются:
3.1.1. Документационное обеспечение работы руководства Организации: генерального директора, его заместителя, главного инженера (далее - Руководство), а также коллегиального органа Организации - Собрания учредителей.
3.1.2. Организационное обеспечение работы Руководства Организации.
3.1.3. Справочно-информационное обеспечение работы Руководства Организации.
4. ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРИАТА
4.1. Секретариат выполняет следующие функции:
4.1.1. Проводит обработку входящих, исходящих и внутренних документов Организации.
4.1.2. Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес Руководства Организации и отправляемых от его имени.
4.1.3. Принимает, рассматривает и представляет на рассмотрение документы, поступающие в адрес Руководства Организации.
4.1.4. Осуществляет контроль правильности оформления документов, представляемых на подпись Руководству Организации.
4.1.5. Готовит по поручению Руководства Организации проекты отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений и иными должностными лицами и специалистами.
4.1.6. Осуществляет редактирование документов по поручению Руководства.
4.1.7. Обеспечивает распечатку, сканирование и оперативное размножение документов, используемых в деятельности Руководства Организации.
4.1.8. Обеспечивает учет и своевременную регистрацию документов, их сохранность.
4.1.9. Организует рациональный документооборот и контроль движения документов в Организации.
4.1.10. Контролирует правильность оформления документов и обеспечивает методическую и организационную помощь работникам Организации в оформлении документов.
4.1.11. Обеспечивает формирование дел секретариата в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, их хранение, своевременную передачу дел на архивное хранение и выделение к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.
4.1.12. Организует планирование рабочего дня Руководства Организации.
4.1.13. Осуществляет телефонное обслуживание Руководства и работников Организации.
4.1.14. Составляет проекты планов работы Собрания учредителей Организации.
4.1.15. Готовит материалы к заседаниям Собрания учредителей Организации, обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным организациям и лицам.
4.1.16. Проводит своевременное информирование о проведении заседаний Собрания учредителей Организации.
4.1.17. Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у Руководства Организации.
4.1.18. Проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых Руководством Организации.
4.1.20. Осуществляет контроль выполнения решений Собрания учредителей Организации.
4.1.21. Организует прием посетителей Руководством и работниками Организации.
5. ПРАВА СЕКРЕТАРИАТА
5.1. Начальник секретариата имеет право:
5.1.1. Участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников секретариата.
5.1.2. По согласованию с Руководством Организации осуществлять подбор, расстановку и перемещение работников секретариата.
5.1.3. Распределять работу между работниками секретариата.
5.1.4. Представлять работников секретариата к поощрению, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной ответственности.
5.1.5. Вносить предложения по изменению структуры и штата секретариата.
5.1.6. Вносить Руководству Организации предложения по совершенствованию работы секретариата.
5.1.7. Вести переписку по вопросам деятельности секретариата.
5.2. Работники секретариата имеют право:
5.2.1. Получать в установленном порядке от других структурных подразделений Организации необходимую для работы информацию.
5.2.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и работников Организации своевременного представления документов и информации Руководству Организации.
5.2.3. По поручению Руководства Организации привлекать работников других структурных подразделений для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов.
5.2.4. Возвращать на доработку работникам Организации проекты документов, оформленные ими с нарушением действующих норм и правил.
5.2.5. Вносить предложения по совершенствованию работы секретариата.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ СЕКРЕТАРИАТА С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ОРГАНИЗАЦИИ
6.1. Секретариат представляет Руководству Организации:
6.1.1. Поступившую корреспонденцию на рассмотрение.
6.1.2. Проекты документов на рассмотрение и подписание.
6.1.3. Служебные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы от структурных подразделений и должностных лиц Организации на рассмотрение.
6.2. Секретариат получает от Руководства Организации:
6.2.1. Поступившие из других организаций документы с резолюцией Руководства.
6.2.2. Предложения, служебные записки, справки структурных подразделений Организации с резолюцией Руководства.
6.2.3. Подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы.
6.2.4. Утвержденные нормативные документы.
6.2.5. Утвержденные планы работы структурных подразделений и коллегиального органа Организации.
6.3. Секретариат направляет в структурные подразделения Организации:
6.3.1. Копии приказов (выписки из приказов) на исполнение.
6.3.2. Копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний Собрания учредителей Организации на исполнение.
6.4. Секретариат получает от структурных подразделений Организации:
6.4.1. Проекты служебных писем.
6.4.2. Проекты приказов и распоряжений.
6.4.3. Информационные и справочные материалы.
6.5. Секретариат направляет в другие организации деловые письма, информационные материалы.
6.6. Секретариат получает от других организаций деловые письма, информационные материалы.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЕКРЕТАРИАТА
7.1. Работники секретариата несут ответственность:
7.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на них должностными инструкциями;
7.1.2. Неисполнение или нарушение требований и норм действующего законодательства при подготовке и оформлении документов;
7.1.3. Достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в секретариате и представляемых Руководству Организации и/или руководству структурных подразделений Организации;
7.1.4. Утрату и порчу дел и документов;
7.1.5. Несоблюдение условий хранения дел и документов;
7.1.6. Утрату и порчу печатей и штампов.
7.2. Начальник секретариата несет ответственность:
7.2.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей;
7.2.2. Рациональную расстановку работников секретариата и организацию их труда;
7.2.3. Организацию повышения деловой квалификации работников секретариата;
7.2.4. Состояние трудовой дисциплины в секретариате;
7.2.5. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности работниками секретариата.
Положение об отделе – это внутренний организационно-распорядительный документ, устанавливающий статус, функции, права, обязанности, ответственность и связи структурного подразделения предприятия (организации). В данном определении и далее под отделом подразумевается любое структурное подразделение, включая службу, группу, бюро, часть, лабораторию и др.
Типовые положения об отделе могут влючать следующие разделы:
1. Общие положения
, где указываются полное наименование отдела, дата, номер и наименование документа, на основании которого он создан и действует, чем руководствуется в своей деятельности, кому подчинено, порядок назначения и освобождения от должности руководителя и др.
2. Основные задачи
, определяющие цель и направление деятельности подразделения.
3. Функции
, т.е. виды работ (действий), которые должен выполнять отдел для осуществления поставленных перед ним задач.
4. Права
, которыми должно обладать руководство для эффективного функционирования этого структурного подразделения.
5. Ответственность
- виды дисциплинарной, административной и др. ответственности, которую несет руководитель при выполнении обязанностей (функций).
6. Связи (взаимоотношения)
отдела с другими подразделениями.
Ниже приведены примеры и типовые образцы положений о подразделениях (отделах) , разработанные в разных организациях и для различных отраслей и сфер деятельности, включая сельское хозяйство, строительство, образование, производство, торговлю, медицину и др. За содержание документов администрация сайта ответственности не несет.
Отдел АСУП
Положение об отделе главного конструктора
Положение об отделе главного энергетика
Положение об отделе кадров
Положение об отделе капитального строительства
Положение об отделе контроля качества
Положение об отделе маркетинга
Положение об отделе МТС (материально-технического снабжения)
Положение об отделе ООТиЗ (организации труда и заработной платы)
Положение об отделе защиты информации
Положение о юридическом отделе
Положение о конструкторском отделе (бюро)
Положение об отделе технического контроля
Наиболее разнообразная и наименее регламентированная группа документов организационно-правового характера представляет положения об отделах, образцы которых можно найти в любой организации, регламенты, инструкции, правила. Их разработкой занимаются соответствующие службы предприятий по всем направлениям работы компании.
Положения об отделах, образцы которых зачастую находятся у кадровых работников организации, - это правовые акты, которые устанавливают базовые правила работы компаний, их подразделений структурного типа, подведомственных нижестоящих учреждений, предприятий и организаций.
Другая трактовка положения - это сборник правил, которые регулируют определенные направления деятельности (политическое, культурное, хозяйственное и тому подобное).
Отдельная группа документов разрабатывается для урегулирования совокупности трудовых, организационных, иных отношений по разным конкретным вопросам. Например, образец типового положения об отделе кадров, положение о документообороте и прочее.
Помимо типовых актов разрабатываются документы индивидуального характера. Цель разработки этих положений вышестоящими организациями - регулирование деятельности конкретных подведомственных структур, подразделений, органов и т. д.
Положения об отделах, образцы которых разрабатываются на каждом предприятии, относятся к нормативным локальным актам. Их цель - регламентация всех направлений работы конкретных подразделений компании.
Положения об отделах по образцу оформляются на бланках общего типа и включают следующие реквизиты:
Приказ об утверждении положения об отделе (образец ниже) составляется сотрудниками отдела кадров и подписывается руководителем предприятия.
Положения о структурных подразделениях состоят в большинстве случаев из шести разделов:
В общих сведениях положения об отделе (образец раздела ниже) указывается следующая информация.
Образец положения об отделе кадров предприятия разрабатывается одним из первых, так как указанные субъекты занимаются приемом новых сотрудников.
Отдельный пункт первого раздела акта - список базовых правовых, нормативных, инструктивных, директивных документов, которые взяты за основу для деятельности подразделения.
Если в отделе содержится делением на подотделы, секторы, в общие положения может включаться подпункт о внутренней структуре. В этом подразделе содержатся сведения о внутреннем делении отдела, указывается название (полное, сокращенное), должности руководителей каждого их подразделений с указанием непосредственно подчиняющихся лиц и органов.
Заключительный пункт содержит информацию о том, имеется ли в подразделении отдельная печать. Если она присутствует, указывается описание предмета, назначение, условия его хранения.
Положение об отделе кадров, образец которого был представлен выше, и других организационных структурных подразделениях во втором разделе содержит цели и разработанные на их основе задачи. Этот пункт должен оправдывать существование соответствующего отдела в структуре организации.
Цели, которые ставит перед подразделением руководство, должны отвечать требованиям реальности, долгосрочности и связи между собой и другими планами, и задачами предприятия в целом.
Образец положения об отделе кадров и других структурных подразделениях должен содержать полный список функций конкретного отдела с распределением, какие полномочия возлагаются только на указанный субъект, а какие - на подразделение совместно с другими отделами.
Если какие-либо функции имеют общий характер, в разделе указывается, в какой форме в процессе реализации полномочий участвует тот или иной отдел. При наличии внутренней структуры расписываются названия каждого подотдела и его функциональные обязанности.
В четвертом разделе документа (образец положения о юридическом отделе организации ниже) содержатся сведения о правах и обязанностях структурного подразделения.
Указанный пункт содержит перечень правомочий данного подразделения и обязанностей, которые оно несет в процессе осуществления своей деятельности. Также в разделе фиксируется характеристика прав специфического характера, которые не имеют аналогичные отделы структуры.
Если подразделение наделено какими-либо правомочиями по отношению к другим структурным единицам, в отдельной графе указывается, в каком объеме может реализовываться субъектом узаконенная возможность предлагать (требовать, запрещать, использовать) что-либо от подчиненного отдела.
Объем прав устанавливается в зависимости от того, в какой степени их реализации поможет эффективно исполнять возложенные обязанности и осуществлять функции.
Раздел об ответственности считается одним из важнейших в акте (например, в положении о юридическом отделе организации, образец которого был представлен выше). В нем фиксируются виды административной, дисциплинарной и в исключительных случаях уголовной ответственности.
Большая обязанность лежит на сотрудниках отдела закупок (образец положения ниже), что напрямую зафиксировано в соответствующих федеральных законах.
Зачастую санкционные меры применяются только к руководителю соответствующего подразделения, если он ненадлежащим образом исполняет возложенные на него обязанности. Также раздел должен содержать точные формулировки ответственности экономического типа по отношению к ведению хозяйственного внутреннего расчета.
Важный аспект работы подразделений - взаимодействие отделов внутри организации и с внешними субъектами. Большую роль здесь играет положение о юридическом отделе (образец представлен в статье), в котором должны отражаться способы реализации полномочий вне предприятия, так как специалисты правовой сферы по специфике работы часто взаимодействуют со сторонними лицами и организациями.
В шестой части должен фиксироваться процесс документооборота внутри подразделения и при взаимодействии с другими отделами. Здесь же указывается перечень базовых документов, которые должны разрабатывать соответствующие структурные подразделения лично и совместно с иными отделами.
Важный аспект шестого раздела - определение периодичности и сроков предоставления разработанных актов.
В конце деловой бумаги, который завершает составленный акт, ставится подпись начальника структурного подразделения и отметка об утверждении документа руководителем всего предприятия.
Отдельным пунктом стоит положение о коллегиальных и совещательных органах. Оно является документом организационного типа, который имеет нормативно-правовой характер.
Рассматриваемое положение включает следующие подпункты:
Органы совещательного или коллегиального типа могут быть руководящими (например, правление, совет директоров) и специализированными (ученый, научно-технический или педагогический совет).
В положении о совещательном или коллегиальном органе фиксируются следующие сведения:
Положение о персонале может составляться в отношении всех сотрудников или работников отдельного подразделения. Например, положение о коммерческом отделе (образец ниже) может разрабатываться отдельно, а о членах структурного отдела - отдельно.
В документе, касающемся персонала, должны отражаться следующие аспекты:
Положение об отделе персонала, образец которого взят из практики делопроизводства зарубежных стран, - это документ, призванный регулировать социально-трудовые отношения в процессе формирования в стране организаций и предприятий коммерческого типа в период становления института частнособственнических отношений.
В связи с тем, что появление нового типа актов связано с возникновение финансово-коммерческих отношений, возросла роль соответствующих документов. Положение о коммерческом отделе, по образцу которого зачастую составляется акт, регулирующий особенности работы персонала, вместе с рассматриваемым документом разрабатывается профильными специалистами: работниками отдела оплаты и организации труда, кадровыми подразделениями, юридической службой и т. д.
Группу сотрудников в большинстве случаев возглавляет директор по персоналу, заместитель начальника отдела развития предприятия или сам руководитель компании. Трудовой кодекс не содержит требований к составлению положений подобного типа. В связи с этим его пункты не имеют отношения к гражданам, которые оказывают организации услуги по гражданско-правовым договорам.
Положение о персонале содержит принципы построения взаимоотношений между администрацией и сотрудниками, в перечень которых включаются следующие аспекты:
В процессе разработки положения работодатель должен учитывать указанные принципы взаимодействия сторон, а также иные правила построения взаимоотношений между работодателем и сотрудниками. Несоблюдение зафиксированных требований может повлечь за собой привлечение к социальной и юридической ответственности.
Зачастую собственники предприятий требуют включения пунктов о запрете на высказывание критики в отношении политики компании при разговорах с конкурентами, клиентами. Кроме того, не допускается разглашение сведений о трудностях, которые имеются у предприятия, посторонним лицам. Также категорически запрещено совершать действия, подрывающие репутацию организации.
Единых макетов и форм рассматриваемого положения нет. Поэтому каждое предприятие должно разрабатывать акт самостоятельно.
Следующий особый тип положения - акт о моральном и материальном поощрении. Он считается документом локального типа, поэтому страховые и пенсионные органы при возникновении спорных моментов в отношении выплат часто не принимают разработанные на предприятии акты.
Цель разработки положения - мотивирование работников в повышении качества производительности выполнения поставленных перед сотрудниками задач, добросовестном и своевременном исполнении обязанностей, увеличении степени ответственности.
Документ должен содержать следующие разделы:
Зачастую акты о применении мер поощрения составляются в рамках действия положения о финансовом отделе предприятия, образец которого разрабатывается вместе с другими подобными документами.
Подписанием соответствующих бумаг занимаются заместители руководителя предприятия, регулирующие работу указанных сфер (зачастую большую часть положений составляют кадровые сотрудники и специалисты юридического отдела).
В организации чаще всего предусматривается необходимость визирования всех составляемых документов начальником юридической службы или иным должностным лицом, которое отвечает за правовой аспект деятельности предприятия.
Некоторые компании требуют, чтобы проверку составляемых документов проводил также главный бухгалтер, особенно, если положение предусматривает большие финансовые затраты. Окончательное визирование осуществляет руководитель предприятия.
Пункты рассматриваемого документа схожи с разделами положения об отделе бухгалтерии (образец ниже) и других подразделений предприятий. Акт должен раскрывать следующие аспекты работы компании:
Если на предприятии разработан документ в отношении персонала, то новых работников знакомят с положением до того, как подписать трудовой контракт.
Положения об отделах и структурных подразделениях, образцы которых имеются на каждом предприятии, разрабатываются с целью регулирования работы всех отделов организации, распределения обязанностей между ними, фиксирования правомочий каждого субъекта компании и определения пределов ответственности каждой единицы, входящей в структурную систему компании.
В зависимости от масштабов и специфики деятельности организации, ее отраслевой принадлежности и особенностей управления, требований законодательства и иных факторов в организации могут создаваться структурные подразделения. Такие подразделения могут создаваться как внутри организации (например, отделы, службы, управления и т.д.), так и быть обособленными подразделениями. К последним относятся в том числе филиалы и представительства.
А нужно ли разрабатывать положения о структурных подразделениях и как их составлять, расскажем в нашей консультации.
Обязательность утверждения Положения о структурном подразделении зависит от вида такого подразделения.
Например, организация решила создать представительство или филиал. Напомним, что представительство - это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту (п. 1 ст. 55 ГК РФ). А филиал - это обособленное подразделение юридического лица, которое расположено вне места его нахождения и осуществляет все его функции или их часть, в т.ч. функции представительства (п. 2 ст. 55 ГК РФ).
Несмотря на то, что представительства и филиалы не являются юридическими лицами, закон указывает, что действуют они на основании утвержденных им положений (п. 3 ст. 55 ГК РФ).
А если организация создает новый отдел или организует департамент, нужно ли разрабатывать и утверждать положение о таком структурном подразделении? В этом случае разработка положений отдается на усмотрение самой организации. Однако учитывая, что одними из целей создания структурных подразделений являются совершенствование системы управления и повышение эффективности деятельности организации в целом, разработка таких положений считается целесообразной. Ведь именно в положении можно раскрыть задачи и функции структурного подразделения, его подчиненность и порядок взаимодействия с другими подразделениями и работниками организации, а значит, — создать основу для эффективного функционирования такого подразделения.
Положение о структурном подразделении организации составляется в произвольной форме. Структура Положения о структурном подразделении обычно выглядит так:
Что касается Положения о филиале, то оно может состоять, в частности, из таких разделов:
Порядок разработки Положения о структурном подразделении устанавливается самой организацией и зависит от вида такого подразделения. Если в организации создаются филиал или представительство, для этого потребуется решение общего собрания участников, принятое в общем случае большинством не менее 2/3 голосов от общего числа голосов участников ООО (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ ).
Если же речь идет о создании внутреннего структурного подразделения (например, отдела), для этого достаточно решения руководителя организации, если иное не предусмотрено Уставом.
Приведем для Положения о структурном подразделении организации образец его заполнения в случае с отделом бухгалтерии.
Документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.
Порядок разработки этого документа аналогичен порядку разработки должностных инструкций. Поэтому в настоящем разделе ограничимся только рассмотрением моделей положений и дадим рекомендации по разработке некоторых разделов.
Одним из самых простых является макет, в котором выделяются разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи подразделения.
3. Функции подразделения.
Также в макетах положений можно встретить следующие блоки:
1. Организационная структура подразделения.
2. Права подразделения.
3. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями.
4. Ответственность подразделения.
Теперь кратко по каждому из разделов.
Раздел 1. «Общие положения»
Место подразделения в структуре управления организацией |
Указывается, является ли подразделение самостоятельным или входящим в состав иного подразделения |
|
Порядок создания, реорганизации и ликвидации подразделения |
Определяется: кто (орган или должностное лицо) создает подразделение, какими документами; кто принимает решение о реорганизации или ликвидации подразделения |
|
Подчиненность |
Указывается, кому из руководства (руководителю организации или его заместителям, иным руководящим работникам) подчиняется самостоятельное подразделение. Подчиненность определяется по схеме структуры организации |
|
Руководство подразделением |
||
Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности |
Указывается, какое должностное лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему |
|
Планирование деятельности подразделения |
Указывается, по каким планам ведется работа подразделения |
|
Формы отчетности о деятельности подразделения |
Здесь можно указать, в каком порядке отчитывается подразделение: представляет письменный отчет раз в месяц (квартал, год); руководитель организации заслушивает отчет руководителя подразделения; иные формы |
|
Пояснения используемых терминов |
Приводятся в том случае, если подразделения выполняют специфические функции и характеризуются специальной терминологией |
Раздел 2. «Основные задачи подразделения». Основные задачи подразделения, как правило, определяются на основе матрицы распределения функций управления. Если организация обходится без нее, за основу можно взять положения Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Если в состав подразделения входят структурные единицы, то разбивку задач рекомендуется проводить по этим же направлениям.
Раздел 3. «Функции подразделения». При разработке данного раздела также используется матрица распределения функций управления. Если таковой нет, то можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих - «вывести» функции из должностных обязанностей руководителей соответствующих подразделений. Поможет определить функции структурного подразделения и ГОСТ 24.525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения»*.
* М.: Госстандарт СССР, 1981.
Структура раздела «Функции подразделения» может быть представлена в виде текста или таблиц, схем. Например, для положения о юридическом отделе:
III. Функции
Табличная форма удобна. Сложность только в том, что документ является результатом не любой функции, поэтому напротив отдельных функций будут проставляться прочерки.
Для того чтобы одни и те же функции не дублировались в положениях о разных подразделениях, можно использовать способ, который применяется при разработке должностных инструкций (см. рекомендации по разработке раздела «Должностные обязанности» должностной инструкции в пункте 3.1 параграфа 3 настоящей главы - с. 61). Но, в принципе, использование матрицы распределения функций управления должно исключать дублирование.
Раздел 4. «Организационная структура подразделения». Наименование этого раздела может быть и другим, например «Структура» или «Структура и штатная численность».
Предложения по структуре подразделения разрабатываются руководителем подразделения совместно с отделом организации и оплаты труда. По мере деятельности подразделения структура может изменяться.
Структура подразделения может приводиться простым перечислением, например: «В состав отдела кадров входят: сектор приема, сектор увольнения, сектор учета, сектор по консультированию работников». Структуру можно представить и в виде схемы, например:
ОТДЕЛ КАДРОВ |
|||
Бюро (сектор, группа) приема |
|||
Бюро (сектор, группа) учета |
|||
Схема может быть и более сложной - отражать связи между структурными единицами, входящими в состав подразделения.
В разделе «Структура» следует также определить порядок утверждения положений о структурных единицах подразделения.
В небольших организациях подразделения могут и не структурироваться на более мелкие единицы. В этом случае указываются группы специалистов, выполняющие работы по отдельным направлениям, либо вообще отдельные специалисты, а также определяется, в каком порядке утверждаются должностные инструкции специалистов подразделения.
В данном разделе также указывается штатная численность подразделения. Она может приводиться в самом положении или оформляться отдельным приложением.
Раздел 5. «Права подразделения». Прежде чем разрабатывать этот раздел, рекомендуем обратить внимание на порядок разработки раздела «Права» должностных инструкций (см. пункт 3.1 параграфа 3 настоящей главы - с. 66). В отличие от должностной инструкции положение о подразделении наделяет правами не отдельного работника, а все подразделение. Если есть желание, можно «расписать» права работников. Но лучше всего привести общий для руководителя подразделения и его работников перечень прав и отдельным блоком выделить права руководителя. Наделяя последнего правами, предпочтение следует отдавать функциональным правам, так как трудовые у него те же, что и у работников подразделения.
Приведем весьма общий пример раздела «Права» положения об отделе кадров:
1.1. Контролировать по вопросам, входящим в компетенцию отдела, деятельность структурных подразделений организации и отдельных специалистов.
1.2. Запрашивать от структурных подразделений информацию, документацию и материалы, необходимые для решения вопросов, связанных с выполнением возложенных на отдел задач.
1.3. Приглашать представителей сторонних организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию отдела.
1.4. Вносить через заместителя генерального директора по персоналу на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам, входящих в компетенцию отдела.
3. Начальник отдела имеет персональное право:
3.1. Участвовать в подборе работников отдела на вакантные должности.
3.3. Представлять по доверенности интересы организации по вопросам подбора персонала в службах занятости, кадровых агентствах.
3.4. Участвовать в подготовке и согласовании планов организации, касающихся персонала.
3.6. По согласованию с заместителем генерального директора по персоналу привлекать экспертов, специалистов в сфере управления персоналом сторонних организаций для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.
5. Работники отдела наделены правом:
5.2. Требовать от должностных лиц организации соблюдения трудового законодательства, устранения нарушений трудового законодательства.
При разработке данного раздела следует воспользоваться рекомендациями, приведенными в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящей книги, а также проанализировать приводимые далее варианты положений.
Раздел 6. «Взаимоотношения (служебные связи) подразделения». Все рекомендации по подготовке одноименного раздела, но только должностных инструкций, приведены в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящей книги. Следует только обратить внимание на то, что «расписывается» взаимодействие подразделений, а не отдельных работников. Поэтому в первую очередь нужно ориентироваться на служебные связи между руководителями различных подразделений, и во вторую (если в этом есть необходимость) - на согласование служебных связей между рядовыми работниками подразделений (т.е. определить, нужно ли получать у руководителя своего подразделения согласие, нужно ли согласовывать свои действия с руководителем другого подразделения, прежде чем взаимодействовать с его работниками).
Способы оформления (текст, схемы, таблицы, др.) могут быть теми же, что и указанные в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящего справочника.
Раздел 7. «Ответственность подразделения». Порядок разработки этого блока положения также во многом аналогичен порядку составления раздела «Ответственность» должностной инструкции (см. пункт 3.1 параграфа 3 настоящей главы - с. 69). Между тем есть и особенности. Так, желательно в положении, наряду с ответственностью всего подразделения, выделить ответственность его руководителя, так как по общему правилу он в своей деятельности руководствуется положением и в большинстве организаций должностные инструкции на него не разрабатываются.
Можно разделить ответственность на персональную (например, начальника отдела) и коллективную (работников подразделения).
Если разработчику недостаточно вышеперечисленных разделов, рекомендуем следующие структуры текста положений о подразделениях:
1. Общие положения.
2. Основные цели и задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Взаимодействие.
6. Ответственность.
7. Поощрения.
8. Имущество и средства.
9. Организация деятельности.
10. Трудовые отношения.
11. Структура и штатная численность.
Положения о структурных подразделениях составляются отделом организации и оплаты труда или лабораторией (бюро) по организации труда. Если таких подразделений нет - можно закрепить эту функцию за юридическим отделом или отделом кадров. Разработку можно поручить и отдельным специалистам, например инженеру по организации управления производством.
Общий контроль и руководство разработкой положений о структурных подразделениях осуществляет заместитель руководителя организации по управлению персоналом.
Положение о структурном подразделении должно содержать следующие реквизиты:
1. Наименование организации.
2. Наименование документа.
3. Дату и номер.
4. Заголовок к тексту (наименование структурного подразделения).
5. Гриф утверждения.
7. Подпись разработчика.
8. Визы согласования (если положение подлежит внешнему согласованию, то и гриф согласования).
Перечень лиц, которые должны поставить свои визы, как правило, определяется руководителем организации согласно приказу о распределении обязанностей, а также исходя из оперограмм. Для того чтобы избежать неточностей и дублирования отдельных функций, служебных связей, а соответственно, и последующих разногласий между руководителями различных подразделений, практикуется визирование положения конкретного подразделения руководителями тех подразделений, с которыми оно взаимодействует. Если количество виз свыше 3, то их оформляют на отдельной странице либо в виде отдельного «Листа согласований».
В ряде организаций предусмотрено визирование положений о подразделениях начальником юридического отдела или юристом организации.
Утверждает положения о структурных подразделениях руководитель организации. Правом утверждения могут быть наделены и иные руководящие работники (например, заместители руководителя организации, обеспечивающие деятельность групп подразделений).
С положением должны быть ознакомлены работники подразделения. Это может быть графа об ознакомлении или графа о доведении положения до сведения работников. При этом подписи проставляются в порядке старшинства (сначала руководитель подразделения, затем все остальные). Для фиксации ознакомления с положением может использоваться и способ, указанный для должностных инструкций и заключающийся в составлении листа ознакомления.
Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ руководителя организации. Порядок и способы его оформления аналогичны порядку оформления приказа о внесении изменений в должностную инструкцию. Однако следует учитывать, что внесение изменений в положение о структурном подразделении может, а в отдельных случаях должно повлечь пересмотр должностных инструкций работников этого подразделения.
Для того чтобы показать разные модели положений, приводимые ниже образцы разработаны на один отдел - отдел кадров. Образцы положений на иные подразделения (свыше 60) приводятся в практическом пособии «Кадры предприятия. 60 образцов положений об отделах и службах»*.
* Щур Д.Л., Труханович Л.В. Кадры предприятия. 60 образцов положений об отделах и службах: Практическое пособие. 2-е изд. - перераб. и доп. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2002.
ЗАО "Алкотрейд" |
УТВЕРЖДАЮ |
|||
(наименование организации) |
Генеральный директор |
|||
ПОЛОЖЕНИЕ |
О. А. Онуфриев |
|||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
|||
17.06.2003 |
№ 2 |
|||
Об отделе кадров |
||||
(наименование подразделения) |
||||
1. Общие положения
1.1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно ее руководителю.
1.2. Отдел кадров возглавляет начальник.
1.3. Назначение и освобождение начальника отдела кадров производится приказом генерального директора.
2. Основные задачи отдела кадров
2.1. Организация и проведение работы по подбору, расстановке и воспитанию кадров.
2.2. Изучение качеств работников по их практической деятельности.
2.3. Создание резерва кадров для выдвижения на руководящие и материально ответственные должности.
2.4. Организация всех видов ведения учета и составление отчетности по кадрам.
3. Функции отдела кадров
Отдел кадров:
3.1. Разрабатывает предложения о номенклатуре должностей работников, назначаемых и освобождаемых генеральным директором.
3.2. Совместно с руководителями заинтересованных подразделений подбирает работников и вносит соответствующие предложения по их назначению на указанные должности, оформляет необходимую для этого документацию.
3.3. Совместно с руководителями подразделений изучает деловые и моральные качества работников в процессе их практической деятельности и вносит предложения о перемещении и выдвижении работников.
3.4. Обеспечивает проведение аттестации работников, осуществляет постоянный контроль за ходом выполнения рекомендаций аттестационной комиссии.
3.5. В соответствии с требованиями трудового законодательства с участием руководителей подразделений вносит предложения об освобождении и перемещении работников и производит необходимое оформление.
3.6. С учетом развития организации определяет потребность в специалистах и работниках массовых профессий, определяет источники пополнения персонала.
3.7. Принимает меры к устройству молодых специалистов и обеспечивает правильное их использование.
3.8. Рассматривает жалобы и заявления работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства, вносит предложения по разрешению этих жалоб.
3.9. Ведет учет работников организации, в установленном порядке оформляет и хранит их личные дела и другие документы по кадрам.
3.10. Производит прием, заполнение, хранение и выдачу трудовых книжек.
3.11. Осуществляет контроль за своевременным предоставлением очередных отпусков работникам.
3.12. Совместно с юридическим отделом контролирует правильность организации и применения материальной ответственности к работникам организации.
3.13. Совместно с другими подразделениями вносит предложения и готовит соответствующую документацию о награждении работников и других поощрениях.
3.14. Составляет отчетность о кадрах по утвержденным формам.
3.15. От имени организации представительствует по вопросам работы с кадрами в государственных и муниципальных органах, организациях, предприятиях и учреждениях.
Отдел кадров в пределах своей компетенции вправе:
4.1. Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.
4.2. Требовать при приеме на работу и в других установленных случаях представления соответствующих документов и материалов (трудовых книжек, копий дипломов об образовании и др.).
4.3. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников трудового законодательства, а также порядка предоставления установленных льгот и преимуществ.
4.5. Вносить руководству организации предложения по вопросам работы с кадрами, в том числе и об улучшении труда работников.
5. Руководство
5.1. Руководит работой отдела начальник отдела кадров.
5.2. Начальник отдела кадров:
Организует работу отдела;
Принимает меры для улучшения работы отдела;
Обеспечивает взаимодействие с другими структурными подразделениями.
5.3. Начальник отдела кадров несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач.
5.4. Должностные обязанности, права и ответственность работников отдела кадров устанавливаются должностными инструкциями.
С положением ознакомлены |
Начальник отдела кадров |
В.К. Смирнова |
|||
(должность) |
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
|||
(должность*) |
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
ЗАО "Алкотрейд" |
УТВЕРЖДАЮ |
|||
(наименование организации) |
Генеральный директор |
|||
(директор; заместитель директора по персоналу; иное должностное лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию) |
||||
ПОЛОЖЕНИЕ |
О. А. Онуфриев |
|||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
|||
17.06.2003 |
№ 2 |
|||
Об отделе кадров |
||||
(наименование подразделения) |
||||
I. Общие положения
1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением организации.
2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора.
3. Отдел подчиняется непосредственно генеральному директору*.
* Может также подчиняться заместителю генерального директора по управлению персоналом.
4. Отдел возглавляет начальник*, назначаемый на должность приказом генерального директора.
* Руководителем отдела кадров может быть заместитель директора по кадрам.
5. Начальник отдела должен иметь профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.
6. В своей деятельности отдел руководствуется:
6.1. Конституцией РФ.
6.2. Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
6.3. Уставом.
6.4. Положением о персонале.
6.5. Настоящим Положением.
7. Работа отдела ведется по годовым и квартальным планам.
8. Начальник отдела один раз в квартал* представляет генеральному директору отчет о работе отдела.
* Может быть указана иная регулярность.
II. Структура
1. Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор, исходя из условий и особенностей деятельности организации, по представлению начальника отдела кадров и по согласованию с отделом организации и оплаты труда.
2. Отдел кадров имеет в своем составе структурные подразделения (группы, секторы, бюро, участки и пр.) согласно нижеприведенной схеме*.
* В составе отдела кадров могут образовываться и иные структурные единицы, например, бюро (сектор) по оформлению пенсий, по контролю за состоянием трудовой дисциплины и др.
ОТДЕЛ КАДРОВ |
|||
Бюро (сектор, группа) приема |
Бюро (сектор, группа) увольнения |
||
Бюро (сектор, группа) учета |
Бюро (сектор, группа) консультирования работников |
||
3. Распределение обязанностей между работниками бюро (секторов, групп) производится начальником отдела кадров.
4. Главные специалисты (руководители) бюро (секторов, групп и пр.) в составе отдела кадров, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом генерального директора по представлению начальника отдела кадров.
5. Работники отдела в своей деятельности руководствуются должностными инструкциями.
III. Задачи
1. Подбор, расстановка и воспитание кадров.
2. Изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности.
3. Учет кадров.
4. Обеспечение прав, льгот и гарантий работников организации.
5. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в организации.
IV. Функции
1. Разработка кадровой политики и стратегии организации.
2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.
3. Обеспечение организации кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, изменяющимися внешними и внутренними условиями ее деятельности.
4. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.
5. Подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой документации.
6. Разработка предложений о приеме на работу по конкурсу в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.
7. Информирование работников организации об имеющихся вакансиях; использование средств массовой информации для найма работников.
8. Установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости.
9. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора.
10. Учет личного состава.
11. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
12. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.
13. Ведение установленной документации по кадрам.
14. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.
15. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
16. Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.
17. Контроль за правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях организации.
18. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.
19. Организация проведения аттестации работников организации, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.
20. Подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения.
21. Выдача справок о работе в организации, занимаемой должности и размере заработной платы.
22. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.
23. Составление графика отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденным графиком и дополнительных отпусков.
24. Оформление и учет командировок.
25. Табельный учет.
26. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и за соблюдением работниками Правил внутреннего распорядка.
27. Анализ текучести кадров.
28. Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением.
29. Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.
30. Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.
1. Отделу кадров для выполнения возложенных на него функций предоставлено право:
1.1. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников трудового законодательства, установленного порядка предоставления льгот и преимуществ.
1.2. Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.
1.4. Давать руководителям структурных подразделений обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела
1.5. Вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с генеральным директором.
2. Права, предоставленные отделу, реализует начальник отдела, а также работники отдела в соответствии с установленным должностными инструкциями распределением обязанностей.
3. Начальник отдела кадров наделен следующими правами:
3.1. Вносить на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3.2. Вносить предложения по деятельности других подразделений организации.
3.3. Представительствовать в установленном порядке от имени организации по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе агентствами по найму и службами занятости.
3.4. Участвовать в подготовке и согласовании планов организации в части персонала.
3.5. Давать подчиненным работникам указания, обязательные для исполнения.
3.6. По согласованию с генеральным директором привлекать из сторонних организаций экспертов, специалистов в сфере управления персоналом для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.
3.7. Распоряжаться выделенными трудовыми, материальными, финансовыми и техническими ресурсами и распределять их между структурными единицами.
4. Начальник отдела кадров подписывает (визирует) документы, связанные с подбором и движением кадров, учетные формы.
5. Работники отдела кадров наделены правом:
5.1. Посещать подразделения организации для контроля за состоянием трудовой дисциплины, соблюдением трудовых прав работников.
5.2. Требовать от должностных лиц организации соблюдения трудового законодательства.
5.3. Устанавливать сроки и контролировать выполнение требований.
5.4. При выявлении нарушений трудового законодательства составлять акты, докладные записки, отчеты и представлять их в юридический отдел для правового анализа и последующей передачи на рассмотрение генеральному директору для привлечения виновных к ответственности.
5.5. Присутствовать на совещаниях и участвовать в обсуждении вопросов, входящих в компетенцию отдела.
VI. Взаимоотношения (служебные связи)
Для выполнения функций и реализации прав отдел кадров взаимодействует с подразделениями организации по следующей схеме:
Наименование подразделения |
Документы и информация |
|
Получает |
Предоставляет (направляет) |
|
Все структурные подразделения |
Заявки на рабочих и служащих |
Решения о поощрении работников |
Представления на поощрения |
Выписки из приказов (копии приказов) по личному составу (по запросам руководителей подразделений) |
|
Характеристики на работников |
Утвержденный график отпусков |
|
Материалы для привлечения работников к дисциплинарной и материальной ответственности |
Копии приказов о поощрении работников, о наложении дисциплинарных взысканий |
|
Объяснительные записки от нарушителей трудовой и производственной дисциплины |
Предписания об устранении нарушений трудового законодательства |
|
Проекты графиков отпусков по подразделениям |
Решения аттестационной комиссии |
|
Материалы на командируемых |
Копии приказов о командировании |
|
Главная бухгалтерия |
Справки о заработной плате для оформления пенсий |
|
Материалы для выдачи справок работникам о работе в организации, занимаемой должности и размере заработной платы |
Проекты приказов о приеме, увольнении и перемещении материально ответственных лиц |
|
Сведения о материально ответственных лицах |
Проекты договоров о материальной ответственности |
|
Табели учета рабочего времени |
||
График отпусков |
||
Листки временной нетрудоспособности к оплате |
||
Справки об изменении фамилии работника |
||
Приказы о командировании, иные документы для выплаты командировочных |
||
Исполнительные листы из судов для удержания из заработной платы работников |
||
Отдел организации и оплаты труда |
Штатное расписание |
Сведения о приеме, перемещении и увольнении работников |
Схемы должностных окладов, доплат, надбавок к заработной плате |
Сведения о списочной численности работников |
|
Нормативы по труду |
Справки о текучести кадров |
|
Положение о персонале |
Отчеты, ведомости о состоянии трудовой дисциплины |
|
Положение о материальном и моральном поощрении работников |
||
Положение о дисциплинарной ответственности |
||
Положения о структурных подразделениях организации |
||
Расчеты фондов заработной платы и численности персонала |
||
Расчеты потребности в рабочих и служащих |
||
Отдел подготовки кадров |
Графики направления руководящих работников и служащих в учебные заведения для повышения квалификации |
Расчеты потребности в квалифицированных кадрах |
Планы подготовки, переподготовки кадров, повышения квалификации |
Сведения о качественном составе рабочих и служащих |
|
Сведения об успеваемости учащихся и сроках обучения |
Списки работников |
|
Результаты итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства |
Проекты трудовых договоров с преподавателями и инструкторами |
|
Предложения по составу аттестационных комиссий |
||
Информацию о кандидатурах на должности преподавателей и инструкторов |
||
Юридический отдел |
Сведения об изменениях трудового законодательства, законодательства о социальном обеспечении |
Проекты трудовых договоров с руководящими работниками организации |
Нормативные правовые акты по труду |
Заявки на поиск необходимых нормативных правовых актов разъяснения действующего законодательства |
|
Разъяснения действующего трудового законодательства и порядка его применения |
Приказы для визирования |
|
VII. Ответственность
1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет начальник отдела кадров.
2. Начальник отдела кадров привлекается к ответственности за:
2.1. Ненадлежащую организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.
2.2. Несвоевременную и некачественную подготовку документов.
2.3. Ненадлежащее ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
2.4. Предоставление недостоверных сведений по вопросам, входящим в его компетенцию.
2.5. Несоблюдение работниками отдела трудовой и производственной дисциплины.
2.6. Непринятие мер по устранению масштабных нарушений трудовой дисциплины в организации.
2.7. Необеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и несоблюдение правил пожарной безопасности.
2.8. Несоответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.
2.9. Нерациональное использование трудовых и материальных ресурсов.
3. Начальник отдела кадров за совершение правонарушений в процессе своей деятельности привлекается к ответственности в порядке, установленном трудовым, административным, уголовным законодательством.
4. Работники отдела кадров при оценке деловых качеств работников организации обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов и не вправе разглашать имеющиеся данные о личной жизни работников.
5. Ответственность работников отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.
* Визы руководителей структурных подразделений, с которыми взаимодействует отдел, иных должностных лиц.
С положением ознакомлены |
Начальник отдела кадров |
В.К. Смирнова |
|||
(должность) |
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
|||
(должность*) |
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
* Должности, подписи остальных работников отдела кадров, даты ознакомления.
ЗАО "Алкотрейд" |
УТВЕРЖДАЮ |
|||
(наименование организации) |
Генеральный директор |
|||
(директор; заместитель директора по персоналу; иное должностное лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию) |
||||
ПОЛОЖЕНИЕ |
О. А. Онуфриев |
|||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
|||
17.06.2003 |
№ 2 |
|||
Об отделе кадров |
||||
(наименование подразделения) |
||||
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет основные задачи, функции, права и ответственность отдела кадров закрытого акционерного общества «Алкотрейд» (далее - акционерного общества).
1.2. Отдел кадров в своей деятельности руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, Уставом акционерного общества, Положением о персонале, правилами и стандартами документационного обеспечения управления, иными нормативными правовыми и нормативно-методическими документами по вопросам кадровой работы.
1.3. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением акционерного общества и подчиняется генеральному директору.
1.4. Штатная численность и структура отдела определяются генеральным директором акционерного общества.
1.5. Настоящее Положение определяет порядок проведения работ по подбору, расстановке и воспитанию кадров, кадровому учету, управлению трудовой дисциплиной в акционерном обществе.
1.6. Непосредственное руководство работой отдела осуществляет начальник отдела кадров, на должность которого приказом генерального директора назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.
1.7. На период отсутствия начальника отдела (отпуск, командировка, болезнь и пр.) его обязанности возлагаются на старшего инженера по кадрам, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение обязанностей.
2. Основные цели и задачи отдела
2.1. Основной целью создания отдела кадров является реализация кадровой политики в акционерном обществе.
2.2. Основными задачами отдела являются:
Подбор, расстановка и воспитание кадров;
Оформление и учет кадров;
Обеспечение прав, льгот и гарантий работников акционерного общества;
Контроль за состоянием трудовой дисциплины в акционерном обществе.
3. Функции отдела
Для решения поставленных задач отдел кадров осуществляет следующие функции:
3.1. Разрабатывает кадровую политику, а также комплекс мероприятий по ее реализации.
3.2. Составляет расчеты потребности в кадрах и определяет источники ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.
3.3. Обеспечивает акционерное общество кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и предметом деятельности акционерного общества.
3.4. Формирует и ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров.
3.5. Совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет подбор и отбор работников и вносит предложения об их назначении на должности.
3.6. Информирует работников акционерного общества об имеющихся вакансиях.
3.7. Устанавливает связи с учебными заведениями, службами занятости, кадровыми агентствами для подбора персонала, а также средствами массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
3.8. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора акционерного общества.
3.9. Ведет учет личного состава, установленную документацию по кадрам.
3.10. Выдает справки о трудовой деятельности работников, занимаемой должности и размере заработной платы.
3.11. Осуществляет прием, заполнение, хранение и выдачу трудовых книжек.
3.12. Готовит материалы для представления работников к поощрениям, для привлечения работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
3.13. Совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет расстановку кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.
3.14. Организует проведение аттестации работников акционерного общества, ее методическое и информационное обеспечение.
3.15. Анализирует результаты аттестации.
3.16. Организует в соответствии с нормативными правовыми и методическими документами проверки в подразделениях акционерного общества:
Соблюдения правильности использования труда в структурных подразделениях;
Состояния трудовой дисциплины;
Исполнения решений аттестационной комиссии.
3.17. Осуществляет учет и анализ результатов проверок и при необходимости вмешательства генерального директора информирует его об имеющихся нарушениях и способах их устранения.
3.18. Готовит документы для оформления пенсий и представляет их в органы социального обеспечения.
3.19. Обеспечивает социальные гарантии работников в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.
3.20. Составляет график отпусков, ведет учет использования работниками отпусков, оформляет отпуска в соответствии с утвержденным графиком.
3.21. Оформляет командировки и ведет учет командировок.
3.22. Обеспечивает ведение табельного учета.
3.23. Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, осуществляет контроль за их выполнением.
3.24. Рассматривает жалобы и заявления работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.
3.25. Принимает меры к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.
4. Права отдела
4.1. Отдел кадров имеет право:
Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений;
Осуществлять контроль за деятельностью любого структурного подразделения акционерного общества по соблюдению трудового законодательства, Правил внутреннего трудового распорядка, а также по другим вопросам, входящим в его компетенцию;
Участвовать в работе комиссий, на которых рассматриваются кадровые вопросы, а также проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
Вносить на рассмотрение руководства акционерного общества предложения, акты, заключения о привлечении к ответственности руководителей структурных подразделений за допущенные ими нарушения трудового законодательства.
4.2. Конкретные права начальника отдела и работников отдела устанавливаются должностными инструкциями.
5. Ответственность
5.1. Отдел кадров несет коллективную ответственность за:
Качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на отдел, а также за полную реализацию прав, предоставленных отделу;
Соблюдение требований трудового законодательства;
Правильность, полноту и качество проведения мероприятий по реализации кадровой политики в акционерном обществе.
5.2. Индивидуальная (персональная) ответственность работников отдела устанавливается должностными инструкциями.
6. Взаимодействие
6.1. Отдел кадров выполняет свои функции в тесном контакте со всеми структурными подразделениями акционерного общества по вопросам расстановки кадров, оформления кадровой документации, применения к работникам мер поощрения и взыскания, проведения аттестаций, оформления отпусков, соблюдения трудовой дисциплины.
6.2. Для выполнения своих функций и реализации предоставленных прав отдел кадров взаимодействует:
С главной бухгалтерией по вопросам обмена информацией: о заработной плате работников; штатной численности; учете рабочего времени; финансовом обеспечении отпусков, командировок, увольнений; иных объектах и предметах;
С отделом организации и оплаты труда по вопросам обмена информацией: о структуре управления; штатном расписании; схемах должностных окладов; расчетах заработной платы; нормативах по труду; расчетах потребности в кадрах; приеме, перемещении и увольнении работников; текучести кадров; иных объектах и предметах;
С отделом подготовки кадров по вопросам обмена информацией: о потребностях в квалифицированных кадрах по отдельным должностям, специальностям, профессиям; качественном составе работников; порядке направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации; планах проведения занятий; сведениях об успеваемости учащихся и сроках обучения; результатах итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства; составе аттестационных комиссий; иных объектах и предметах;
С хозяйственным отделом по вопросам обеспечения оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, а также по вопросам проведения ремонта в помещениях, закрепленных за отделом кадров.
6.3. Взаимодействие со структурными подразделениями акционерного общества не должно выходить за пределы компетенции отдела кадров, а также приводить к выполнению функций отдела кадров другими подразделениями.
7. Материально-техническое обеспечение
7.1. Материально-техническую основу деятельности отдела составляют закрепленные за ним помещения, мебель, оргтехника, вычислительная техника, программное обеспечение, документы, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.
7.2. Работники отдела несут индивидуальную и коллективную ответственность за сохранность имущества и средств, закрепленных за отделом.
8. Организация работ
8.1. Работа отдела кадров осуществляется в соответствии с утвержденными планами.
8.2. Планы отдела составляются начальником отдела.
8.3. Указания начальника отдела являются обязательными для подчиненных работников.
8.4. Работники отдела выполняют функции, возложенные на отдел. Требовать от работников выполнения обязанностей, не оговоренных в трудовом договоре и не определенных в должностных инструкциях, запрещается.
8.5. Для качественного и полного выполнения функций в отделе создаются группы работников, отвечающих за следующие направления:
2) увольнение;
3) перемещение, отпуска, командировки;
4) изучение и оценка кадров;
5) состояние трудовой дисциплины;
6) оформление пенсий.
8.6. Штатная численность отдела - 12 человек.
9. Изменения
Изменения и дополнения к настоящему Положению согласовываются с начальником отдела кадров и вносятся в Положение на основании приказа генерального директора.
* Визы руководителей структурных подразделений, с которыми взаимодействует отдел, иных должностных лиц.
С положением ознакомлены |
Начальник отдела кадров |
В.К. Смирнова |
|||
(должность) |
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
|||
(должность*) |
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
* Должности, подписи остальных работников отдела кадров, даты ознакомления.
